Anotar una vacuna en el expediente

¿Cómo apunto una vacuna que pusimos, una que le pusieron en otro sitio, o una que el paciente rechazó? ¿Y cómo la imprimo o la mando al registro?

⚠️ En Puerto Rico esto aplica solo en parte. Antes de seguir los pasos, ver «¿Aplica en Puerto Rico?» al final de la guía.

Las vacunas se anotan en el expediente del paciente, y hay tres clases de anotación: la que se puso en la consulta, la que le pusieron en otro sitio (histórica) y la que el paciente rechazó o no se le puso. Para conectar el registro del estado, que es otra cosa, ver la guía Conectar con el registro de vacunas del estado.

1. Dónde está

En el expediente del paciente, pestaña «Summary», en el menú «Go to...» escoja «Immunizations».

2. Anotar una que se puso

1. Pulse «Add vaccine».
2. Escoja si la está administrando, si es histórica, o si fue rechazada o no administrada.
3. Si quedó a medias, hay una casilla para marcar que se administró parcialmente. El ejemplo que da Practice Fusion: el paciente movió el brazo y no se sabe cuánto entró.
4. Busque la vacuna escribiendo al menos 2 letras. Se puede buscar por marca o por nombre de la vacuna, y Practice Fusion enseña las dos. La lista sale de las vacunas vigentes de los CDC.
   • Las que la consulta tiene en inventario salen marcadas con el encabezado «From your inventory header».
   • Si no está, debajo de los resultados hay «Add custom vaccine».
5. Llene lo obligatorio (abajo) y pulse «Save».

3. Lo que hay que llenar, y lo que es opcional

Obligatorio cuando la vacuna no sale del inventario:

• La fecha y la hora en que se puso.
• «Administered by»: quién la ordenó y quién la puso.
• «Administered Facility».
• El código «NDC», que es obligatorio. Suele estar en la caja, la jeringuilla, el frasco o el empaque. Escogiendo primero el fabricante, la lista de códigos NDC se recorta a los que corresponden.
• El número de lote.
• La cantidad, la dosis y las unidades.
• La fecha de vencimiento.
• La vía y el sitio del cuerpo. El sitio no es obligatorio si la vía es «Oral».

Opcional: la edición de la hoja de información de la vacuna («VIS»), y se pueden escoger varias; la fuente de financiamiento; la clase financiera «VFC»; indicación especial; reacción; y comentarios.

⚠️ Y un detalle que atasca los envíos al registro: los registros prefieren que el que ordena o el que administra tenga NPI anotado. Si el usuario que escoge no lo tiene en el EHR, Practice Fusion le saca un enlace para arreglar el perfil al intentar guardar la vacuna.

4. Si la vacuna sale del inventario, se llena casi sola

• El lote, la fecha de vencimiento, el fabricante y el código NDC se ponen solos.
• Si hay varios lotes de la misma vacuna, hay que escoger el lote en el menú. Los lotes vencidos salen en rojo.
• Lo que viene del inventario no se puede editar.

5. Dos avisos sobre qué vacuna escoger

• ⚠️ Las vacunas propias («custom») NO las aceptan los registros. Si una va en el envío al registro, la respuesta es un error.
• Las que el fabricante descontinuó salen marcadas «discontinued» en la búsqueda. Practice Fusion recomienda no meterlas al inventario, y las que ya estén se pueden desactivar desde el inventario de vacunas.

6. Una que le pusieron en otro sitio (histórica)

1. Pulse «Add vaccine» y escoja «Historical».
2. Busque la vacuna (2 letras o más) y escójala.
3. Solo hacen falta dos cosas: la vacuna y de dónde sale el dato («Source for information»).
4. Con «Show more» salen los demás campos, que son opcionales.

7. Una que el paciente rechazó, o que no se le puso

1. Pulse «Add vaccine» y escoja rechazada o no administrada.
2. Solo hacen falta dos cosas: la vacuna y la razón del rechazo.

Practice Fusion recomienda anotar todos los detalles de todas formas, por los programas de calidad.

8. Imprimirlas

En «Immunizations», en el menú de arriba a la izquierda, hay tres opciones: «Print», «Print with comments» y «Print registry record».

La tercera solo se puede usar si la consulta está conectada con el registro de su estado.

9. Mandarlas al registro

• Pulse «Transmit to registry», arriba, o escoja «Transmit to state registry» en el menú «Actions».
• Antes hay que haber conectado Practice Fusion con el registro: ver la guía Conectar con el registro de vacunas del estado.
• ⚠️ A qué registro va cada vacuna lo decide la localidad («facility») que quedó anotada en ella, no la consulta en general. Si una vacuna quedó con la sede equivocada, va al registro equivocado.

Practice Fusion dice que lo hace por medio de una compañía aparte que los conecta con varios registros estatales y locales, y que lo que se manda son expedientes de vacunación en formato HL7.

10. Si la consulta manda las vacunas al registro: lo que hay que llenar ADEMÁS

Practice Fusion tiene un artículo aparte solo para esto, porque una vacuna se puede guardar bien en el expediente y aun así no poder mandarse. Para que el envío salga, hacen falta tres cosas que no son obvias.

1. El permiso del paciente, en su ficha. En la sección «Immunization registry» de la ficha del paciente hay que escoger «Yes, protect the data…» o «No, it is not necessary…».

⚠️ Lo que viene puesto de entrada es «Patient did not specify», y Practice Fusion avisa de que el registro del estado puede no aceptarlo. O sea que si nadie toca ese campo, el envío puede fallar por ahí.

2. La sede tiene que estar conectada al registro. El «Administered facility» que quede en la vacuna tiene que ser una sede conectada con el registro del estado; si no, esa vacuna no se transmite.

3. Campos que para GUARDAR son opcionales, pero para MANDAR no. Cuando la vacuna no sale del inventario, además de lo de arriba hay que llenar: «Administered by», «Ordered by», «Manufacturer», «NDC Code», «Body Site», «Route», la edición de la hoja «VIS», la fuente de financiamiento y la clase financiera «VFC». Solo quedan opcionales la indicación especial, la reacción y los comentarios.

Y el NPI es condición para guardar: hace falta el NPI del que administra o del que ordena antes de guardar la vacuna. Si falta en los dos, sale un aviso arriba de la ventana con enlaces para ponerlo ahí mismo.

11. Los avisos de qué le falta a una vacuna ya anotada

Si la consulta está conectada al registro, al lado de cada vacuna a la que le falte algo obligatorio sale un aviso. Se pulsa la vacuna, se llena lo que falta y se pulsa «Save».

⚠️ Y aquí está el aviso más serio de todos: lo que se corrija o se borre de una vacuna YA transmitida no le llega al registro. Las correcciones y los borrados hay que hacerlos en el registro mismo; Practice Fusion dice que para eso hay que hablar con el registro del estado.

12. Cómo le dice la consulta al registro cómo avisarle al paciente

Estando conectados, al lado de «Immunization registry notification preferences» hay un «Edit» que le dice al registro cómo prefiere el paciente que le avisen de las vacunas. Practice Fusion distingue dos cosas: un «Reminder» es que una vacuna le toca, y un «Recall» es que ya se le pasó.

Las opciones son: «No Reminder/recall», «Reminder/recall - any method», «Reminder/recall - no calls», «Reminder only - any method», «Reminder only - no calls», «Recall only - any method», «Recall only - no calls», «Reminder/recall - to provider», «Reminder to provider» y «Only reminder to provider, no recall».

13. Si no sale la opción de mandarlas

Si no aparece «Transmit to state registry», o si lo que sale es «Connect to registry», es que la conexión con el registro no está terminada. Ver la guía Conectar con el registro de vacunas del estado.

14. Consultar el historial del registro

Si la consulta está conectada y el registro lo permite, se le puede preguntar al registro el historial evaluado y el pronóstico de vacunas del paciente, y añadir una vacuna sin cerrar el resultado. Eso tiene su propia guía, con la lista de los registros que lo permiten: la guía Consultar el registro de vacunas desde el expediente. ⚠️ Puerto Rico no está en esa lista, así que aquí esa consulta no se puede hacer — ver el aviso sobre Puerto Rico al final de la guía.

🇵🇷 ¿Aplica en Puerto Rico?

🟡 Aplica en parte en Puerto Rico.

Anotar la vacuna en el expediente es pantalla del EHR y no depende del sitio: eso aplica igual en Puerto Rico. Lo que NO aplica igual son las dos cosas que necesitan el registro. (1) MANDARLAS: el registro de Puerto Rico (PRIR) SÍ está en la lista de registros compatibles de Practice Fusion, así que las vacunas se pueden enviar desde el EHR — pero hace falta conectar la consulta primero, y eso está sin comprobar con una conexión real (ver el tema «registro-de-vacunas» de este mismo fichero). (2) CONSULTAR el historial evaluado y el pronóstico del paciente desde el EHR: ⚠️ YA ESTÁ CONFIRMADO Y NO SE PUEDE (29 oct 2026). Lo que el 28 de octubre se escribió aquí como «probablemente no se pueda» quedó cerrado al día siguiente: el artículo de la consulta publica la lista de los catorce registros que la permiten y Puerto Rico no está en ella. Así que el historial de vacunas de un paciente hay que mirarlo en PRIR por su cuenta, fuera del EHR, y el botón «Search in registry» no va a dar resultados. Era justo la parte que más tiempo ahorraría en recepción. Ver el tema «consultar-el-registro-de-vacunas». Y un detalle que en la isla pesa doble: «Print registry record» solo se puede usar si la consulta está conectada al registro, así que hasta que lo esté, de las tres opciones de imprimir solo sirven dos.

Lo confirmó: La lista de registros compatibles de Practice Fusion, leída para el tema «registro-de-vacunas» el 24 sep 2026: PRIR aparece para envío y sin la marca de consulta. Lo demás sale del artículo «How do I add immunizations or vaccines?». Y la parte de la consulta quedó cerrada el 29 oct 2026: Artículo de Practice Fusion «How do I run a query for a patient's evaluated history and forecast with my state immunization registry?», leído por Puchie el 29 oct 2026. Trae la lista literal de «Supported state registries» —Alabama, Alaska, Colorado, Florida, Georgia, Idaho, Indiana, Iowa, Maryland, Michigan, Nebraska, New Hampshire, New Mexico y New York City (CIR only)— y Puerto Rico NO está en ella. El mismo artículo dice que algunos registros todavía no permiten el intercambio en las dos direcciones y que eso NO afecta mandar datos si la conexión está hecha. (2026-10-29)

⚠️ Esta guía no es oficial de Practice Fusion ni está aprobada por ellos. Es material informativo nuestro. Sus pantallas pueden cambiar sin aviso: si algo no le cuadra, confírmelo con el soporte de su EHR.

Practice Fusion, visto el 2026-10-28 en su centro de ayuda. Explicado en llano, no traducido palabra por palabra: lo que va entre «comillas» es lo que dice la pantalla, en inglés.

Sale de estos artículos: How do I add immunizations or vaccines? · How do I record a vaccination to transmit successfully to my immunization registry?. Si el artículo cambia, la guía se revisa.