Cobrar pagos con tarjeta en la oficina

¿Se puede pasar la tarjeta del paciente desde Practice Fusion, y qué hace falta para eso?

Sí, pero no lo hace Practice Fusion: lo hace TrustCommerce, una solución de pago digital integrada al EHR. Hay que abrir cuenta de comercio con ellos, y eso es un trámite aparte con su papeleo.

⚠️ Y esto lo dice el propio artículo de Practice Fusion, así que conviene saberlo: Practice Fusion recibe compensación económica de ese proveedor de servicio.

1. Lo que piden para abrir la cuenta

Se empieza desde el recuadro de pagos de la pantalla de inicio, o desde «Payment Setup» en los ajustes, bajo «Payment Collection». Eso lo lleva a la página de TrustCommerce, donde hay que ir dando:

1. El repaso de los precios y las condiciones del programa.
2. Los datos de la consulta, más tres estimados: el volumen de ventas al mes, el monto promedio por transacción y el monto más alto.
3. La estructura legal de la consulta y los datos de sus oficiales. Se pueden añadir más oficiales.
4. El acuerdo de dueño beneficiario, aceptándolo con la casilla.
5. Los datos del banco: nombre del banco, nombre de la cuenta, número de ruta y número de cuenta.
6. El tipo y la cantidad de aparatos de cobro que quiere. Hay que poner una cantidad en cada campo, aunque sea cero.
7. Documentos para acelerar la aprobación. TrustCommerce sugiere: un cheque anulado, una carta firmada del banco, de uno a tres meses de estados de procesamiento anteriores, estados bancarios del negocio, o copia de la licencia de conducir de quien firma.
8. El repaso final, aceptando con las casillas el aviso del banco, el acuerdo de comerciante y los términos del servicio. Pulse enviar.

Cuando la cuenta de comercio se apruebe, TrustCommerce le manda un correo con el contacto de su departamento de instalaciones y su número de comerciante, más un paquete de bienvenida.

2. Conectarla con Practice Fusion

1. En «Settings», bajo «Payment Collection», escoja «Payment Setup».
2. Pulse «Edit» y escriba las credenciales de la consulta. Hacen falta para poder guardar tarjetas y hacer planes de pago; se las da TrustCommerce.
3. Después, añada los ajustes de pago de cada sede: escoja la sede y escriba lo que TrustCommerce le haya mandado. Pulse «Connect Account».
   • Los campos se verifican al momento; si algo está mal, sale error y hay que confirmar las credenciales con TrustCommerce.
   • Un detalle que se equivoca siempre: el nombre del aparato es el número que identifica el aparato PAX, no el nombre que usted le haya puesto en el portal de la compañía.

⚠️ Ojo con las credenciales de la consulta: cambiarlas o borrarlas BORRA las tarjetas guardadas en las fichas de los pacientes y los planes de pago que dependan de ellas.

3. Cobrar

Se puede cobrar desde tres sitios, y no dan lo mismo:

• Desde la agenda, en la pestaña de citas: el pago se aplica solo a esa cita y a su visita.
• Desde un «Superbill» o desde la pestaña de cobros del expediente: el pago se puede aplicar a la visita o al balance que deba la cuenta.

Desde la agenda: busque el copago del paciente y pulse la cantidad (ver la guía Apuntar el copago en la agenda). Ponga la fecha y la cantidad, escoja «Credit/Debit» y luego el comerciante:

• «TrustCommerce - Device»: hay que escoger el aparato conectado y cobrar con el terminal. Si la sede no tiene ninguno conectado, sale un aviso diciéndolo.
• «TrustCommerce - Manual»: se escribe la tarjeta en el EHR, o se usa una guardada. Hay que decir si la tarjeta estaba presente o no, y se pueden poner notas. Se escribe el nombre, el número, la fecha de expiración y el CVC. La casilla de guardar el método la añade a las tarjetas guardadas, y se puede poner un correo para que al paciente le llegue el recibo.
• «Other»: solo para dejar constancia. Se escoge la tarjeta y los últimos cuatro dígitos, y TrustCommerce no hace nada: el pago NO se procesa por el EHR.

Desde la pestaña de cobros del expediente se puede amarrar el pago a una cita o a una visita con los botones y los desplegables, pero solo a una por transacción.

4. Tarjetas guardadas y planes de pago

Desde la pestaña de cobros se pueden guardar tarjetas para después, varias por paciente, y quitarlas cuando sea mientras no estén amarradas a un plan de pago.

Un plan de pago deja dejar programados los pagos del paciente: uno solo, o repetidos cada semana, cada dos semanas o cada mes, por el tiempo que se diga.

5. Lo que suelen preguntar

• ¿Se pueden cobrar dos cosas de una vez? No. Cada transacción va aparte y se amarra a una sola cita o visita.
• ¿Se puede repartir el dinero entre servicios? No. Cada pago es su propia transacción.
• ¿Y si la declinan? Se puede volver a intentar o usar otra forma de pago. Si sigue, que el paciente llame a quien le dio la tarjeta.
• ¿Recibo? Sí: al momento del cobro, o después desde el historial de la pestaña de cobros, con «Print Receipt» en la columna de acciones.
• ¿Dónde veo lo que un paciente ha pagado? En la pestaña de cobros de su expediente.
• Los informes de ventas y volúmenes NO están en Practice Fusion: los da TrustCommerce en su propio panel.
• Las tarifas las pone TrustCommerce, no Practice Fusion.
• No hay límite de aparatos.

⚠️ Y un aviso que evita cuadres mal hechos: el balance que debe el paciente NO se actualiza con cada transacción. Puede haber que ponerlo al día a mano en la ficha. A las consultas con el añadido de facturación se les actualiza cada 48 horas.

Si el aparato PAX no responde: tiene que estar conectado a la red local de la oficina y con internet. La guía rápida que viene con el aparato explica cómo conectarlo.

🇵🇷 ¿Aplica en Puerto Rico?

❔ Sin confirmar para Puerto Rico. Así funciona en Practice Fusion en general; todavía nadie ha confirmado que aplique igual aquí.

Nadie lo ha montado en una clínica de Puerto Rico, y hay bastante que confirmar antes: es abrir cuenta de comercio con una compañía de Estados Unidos, con banco, número de ruta y papeleo legal, y queda por ver si aceptan a una consulta de aquí y en qué términos. Además toca el cobro, que va con la facturación, que es lo que el dueño avisó que aquí no aplica (ver «facturacion»). El copago sí se cobra en recepción, así que el tema importa, pero nadie lo ha probado.

⚠️ Esta guía no es oficial de Practice Fusion ni está aprobada por ellos. Es material informativo nuestro. Sus pantallas pueden cambiar sin aviso: si algo no le cuadra, confírmelo con el soporte de su EHR.

Practice Fusion, visto el 2026-09-24 en su centro de ayuda. Explicado en llano, no traducido palabra por palabra: lo que va entre «comillas» es lo que dice la pantalla, en inglés.

Sale de estos artículos: How do I set up payment collection using TrustCommerce? · How do I collect payments with TrustCommerce?. Si el artículo cambia, la guía se revisa.