La licencia de CPT (y los códigos de procedimiento propios)

Me sale una alerta de que falta la licencia de CPT. ¿Qué es, quién la compra y dónde se entra el código?

Los códigos CPT son de la Asociación Médica Americana (AMA), y hay que pagar licencia para usarlos. No la vende Practice Fusion: desde 2021, todas sus consultas la sacan directamente con Optum360, que es un distribuidor autorizado por la AMA.

Qué son, según el artículo: un sistema estándar de códigos para servicios y procedimientos médicos, que sirve de lenguaje común para reportarlos a los planes federales y privados, y también para investigación y para medir el uso de servicios. Son de cinco caracteres, casi siempre números, aunque algunos llevan letras según su categoría.

1. Lo que hay que decidir antes de comprar

• La licencia es por año de calendario. Comprada la de un año, ese año se puede usar dentro del producto para siempre; pero una licencia futura no da acceso al año de ahora. Si la consulta es nueva en Practice Fusion, conviene comprar primero el año corriente.
• Si todavía está en el periodo de prueba, Practice Fusion recomienda NO comprarla hasta tener la suscripción completa.
• La puede pedir y comprar cualquiera de la consulta.
• Cuánto cuesta sale de un modelo de la AMA: multiplican por cuatro el número de proveedores que facturan en la consulta, y eso da los usuarios; el costo anual es ese número por el costo por usuario al año. Hay una calculadora en el portal de Optum360, y no hay que someter nada para calcularlo.

2. Pedirla

1. Entre al portal de Optum360 desde el EHR, por cualquiera de los dos caminos:
   • el recuadro de la licencia de CPT en la pantalla de inicio, o
   • «Settings», arriba a la derecha, y la información de la licencia de CPT, bajo los ajustes de la consulta.
2. Pulse «Apply for a CPT license».
3. Un especialista de Optum360 revisa la solicitud y puede llamarle si falta algo.
4. Aprobada, le llega un correo de activación de Optum360 con el código único de la licencia.

Cuánto tarda: normalmente de 5 a 7 días laborables, y a veces más.

3. Entrar el código

1. Vaya a la información de la licencia de CPT, bajo los ajustes de la consulta.
2. Escriba el código del correo de activación en el campo de la licencia y pulse «Submit».

El contenido del año comprado está disponible en el EHR a partir del 1 de enero de ese año.

4. Las alertas de que falta

Si la consulta no ha comprado la licencia y entrado el código, salen recordatorios en tres sitios: en el «Superbill», en la página de ajustes de tipos de encuentro, y en el buscador de cernimientos, intervenciones y evaluaciones dentro de la nota.

• Desde cualquiera de esas alertas, «Enter license code» abre el recuadro para escribirlo. Y ahí mismo, «Apply for a CPT license» lleva al portal de Optum360.
• Un administrador puede apagar esas alertas para toda la consulta desde la sección de alertas de la licencia, en esa misma página de ajustes.

5. Los códigos de procedimiento propios

Esto vive dentro del «Superbill», así que va con la facturación.

1. Abra un «Superbill» activo, o añádale uno a la nota desde el menú «Actions».
2. Pulse en el buscador de códigos para abrir el desplegable, entre a la pestaña de códigos propios y pulse «Add custom code».
3. Escriba el código y una descripción, y pulse «Add».
   • La descripción aguanta 1000 caracteres. Si se pasa, sale error y no deja añadirlo.
4. Para usarlo, entre a la pestaña de códigos propios y escójalo de su lista.

Dos límites: los códigos propios no salen en los resultados de la búsqueda normal, y no hay manera de borrar uno. Lo que sí se puede es cambiarle la descripción: se vuelve a añadir el mismo código con la descripción nueva.

Cómo saber si de verdad le hace falta

Los códigos CPT salen en tres sitios del EHR: el «superbill», los tipos de encuentro, y la sección de cernimientos, intervenciones y evaluaciones del encuentro. Si alguien en la consulta necesita buscar y usar un código CPT en cualquiera de esos sitios, hace falta comprar la licencia para la consulta.

⚠️ Si está en periodo de prueba, no la compre todavía

Practice Fusion lo recomienda expresamente: no compre la licencia de CPT hasta que empiece una suscripción completa del EHR.

Cuánto cuesta: cómo se calcula

El precio anual no es por consulta ni por médico: sale del «Ambulatory EMR User Proxy Model» de la AMA, que estima cuánta gente usa códigos CPT así:

número de «Billing Providers» × 4 = número de usuarios, y el costo anual es ese número de usuarios por el costo por usuario al año.

Dos definiciones que deciden el número, y conviene leerlas antes de calcular:

• «Billing Providers», que la AMA define como «a healthcare provider who renders medical services for which a fee is charged»: un proveedor que rinde servicios médicos por los que se cobra un honorario.
• Usuarios, según la AMA: quien accede, usa o manipula códigos CPT directamente, incluyendo a cualquier empleado que produzca o use resultados que dependan de códigos CPT, aunque los códigos no se vean ni se toquen directamente.

O sea: la cuenta incluye gente que nunca ve un código. Para saber el número de su consulta, Practice Fusion manda a usar la calculadora del portal de Optum360, o a preguntarle a Optum360.

Quién la pide, y cuánto tarda

• La puede pedir y comprar cualquiera en la consulta. No hace falta que sea el médico ni el administrador.
• Una vez pagada, suele tardar de 5 a 7 días laborables, y Practice Fusion avisa de que a veces tarda más.

⚠️ Si decide NO comprarla: depende de cuándo entró la consulta a Practice Fusion

Esto es lo que más sorprende, y son dos casos distintos:

• Consultas que entraron ANTES del 31 de diciembre de 2020: se quedan con el conjunto de códigos de 2020 para siempre, compren licencia o no. Lo que no van a tener es ningún código ni modificador NUEVO, a menos que compren la licencia del año de ese conjunto.
• Consultas que entraron el 1 de enero de 2021 o después: sin licencia válida no tienen acceso a ningún código CPT.

Y cuando se compra, el acceso es a todos los códigos del conjunto, a partir del 1 de enero del año del conjunto comprado.

Los tipos de encuentro basados en CPT

Los que ya estaban entrados en el EHR antes del 1 de enero de 2021 no se afectan. Lo que no va a tener, sin licencia de ese año, son tipos de encuentro basados en códigos CPT nuevos.

Si usa el servicio de facturación de Practice Fusion

Al pedir el código, escoja «EHR + Practice Management». Si ya tiene un código puesto en la cuenta, hay que contactar a Optum para subirlo al tipo de licencia que corresponde para ese año.

Quién es Optum360 en todo esto

Desde 2021, todas las consultas de Practice Fusion tramitan la licencia directamente con Optum360, que es un distribuidor autorizado de la AMA. El fichero de datos de CPT lo crea y lo mantiene la AMA, y cualquiera que quiera usar ese contenido necesita una licencia —un acuerdo escrito— de la AMA o de un distribuidor autorizado.

🇵🇷 ¿Aplica en Puerto Rico?

❔ Sin confirmar para Puerto Rico. Así funciona en Practice Fusion en general; todavía nadie ha confirmado que aplique igual aquí.

Nadie la ha comprado desde una clínica de Puerto Rico, y hay que mirarlo antes de darlo por bueno: la licencia se saca con un distribuidor de Estados Unidos y el precio sale de un modelo de la AMA que cuenta a los proveedores que facturan — y facturar es lo que el dueño avisó que aquí no aplica (ver «facturacion»). Aun así, la alerta de que falta la licencia sale también en los tipos de encuentro y en los cernimientos, que sí se usan sin facturar: eso es lo que habría que confirmar aquí.

⚠️ Esta guía no es oficial de Practice Fusion ni está aprobada por ellos. Es material informativo nuestro. Sus pantallas pueden cambiar sin aviso: si algo no le cuadra, confírmelo con el soporte de su EHR.

Practice Fusion, visto el 2026-09-24 en su centro de ayuda. Explicado en llano, no traducido palabra por palabra: lo que va entre «comillas» es lo que dice la pantalla, en inglés.

Sale de estos artículos: CPT License FAQ · How do I purchase and enter my CPT license in Practice Fusion? · How do I add custom procedure codes into my Practice Fusion account?. Si el artículo cambia, la guía se revisa.