Los recordatorios de cita que manda Practice Fusion

¿Practice Fusion le recuerda la cita al paciente? ¿Cómo se activa, qué le llega, y por qué a algunos no les llega el correo?

⚠️ En Puerto Rico esto aplica solo en parte. Antes de seguir los pasos, ver «¿Aplica en Puerto Rico?» al final de la guía.

Practice Fusion recuerda la cita de tres maneras: por correo, por mensaje de texto o por llamada automática.

Y hay dos clases de recordatorio en Practice Fusion, con nombre propio: los «Practice Fusion Essentials», que son los de esta guía, y los «Updox Patient Engagement and Premium Reminders», que son otro producto. Lo de abajo es de los Essentials.

1. Cuándo le llega al paciente

Si están encendidas las tres maneras, al paciente le pueden llegar hasta tres recordatorios de la misma cita:

• Correo: una semana antes de la cita.
• Correo: 36 horas antes.
• Texto o llamada: 24 horas antes.

Esto aclara una contradicción que esta guía traía desde el principio. Dos artículos de Practice Fusion no coincidían —uno decía tres días antes y el otro 36 horas—, y el artículo del proceso de recordatorios, que es el que explica la tanda completa, dice 36 horas.

La llamada no es una tercera vía: es el repuesto del texto. Si están encendidos los tres, la llamada solo se usa cuando el paciente no tiene celular anotado o cuando el texto está fallando. Y para que la llamada salga, en la ficha del paciente tiene que haber un teléfono de casa.

Si la consulta tiene encendido el registro en línea, el correo del recordatorio lleva además el enlace para hacer el check-in desde casa.

2. Qué le llega

• El correo lleva el nombre del paciente y del médico, el día, la fecha, la hora, la dirección y el teléfono de la oficina.
• La llamada dice el nombre de la consulta y del paciente, el día, la hora, el médico y la oficina. Le pide marcar 1 para confirmar, y marcar 2 para no recibir más llamadas. También le pide llamar a la oficina con 24 horas de antelación si tiene que cancelar o cambiar la cita.
• Si confirma (por texto o por llamada), le llega un aviso de que quedó confirmada.
• Si se da de baja, le llega un aviso de que ya no recibirá más.
• Cita por video: también se le recuerda, pero el correo sigue diciendo la dirección de la oficina.

3. Antes de mandar textos o llamadas: el permiso del paciente

Para mandar textos o llamadas, hace falta que el paciente lo haya autorizado, y dejarlo anotado. Es responsabilidad de la consulta. Practice Fusion recomienda consultarlo con su abogado, y pedir el permiso por escrito (por ejemplo, en el formulario de entrada) y guardarlo.

Una vez tenga el permiso:

1. Abra el perfil del paciente y busque la sección «Appointment Reminders and Messaging».
2. Pulse «Patient approves» y marque la casilla de confirmación.
3. Sale el aviso de que quedó anotado, y se activan los interruptores.
4. Pregúntele al paciente cómo prefiere que le avisen, y encienda los que diga: correo, texto y/o llamada.

También desde la cita: al hacer una cita en el calendario, pulse «Edit patient details» y siga los mismos pasos.

Si el paciente dice que no: puede anotarlo con «Patient declines».

Si cambia de opinión: «Revoke patient consent» apaga los textos y las llamadas. Se puede volver a anotar el permiso cuando quiera.

Si el paciente contesta «STOP»: se apaga ese tipo de aviso y sale un candado con «Patient declined reminder type».

4. Cómo confirma el paciente, y cómo se da de baja

Para confirmar la cita, cada vía tiene lo suyo:

• Del correo: pulsando «Confirm».
• Del texto: contestando «Y» o «Yes».
• De la llamada: marcando el 1.

Cuando el paciente confirma, la cita queda confirmada en el calendario de Practice Fusion, así que recepción lo ve sin que nadie apunte nada.

⚠️ Pero confirmar es lo único que puede hacer desde el recordatorio. Si el paciente necesita cancelar o cambiar la cita, tiene que llamar a la consulta: por el recordatorio no se puede.

Para darse de baja:

• Del texto: contestando «STOP».
• De la llamada: marcando el 5.
• Del correo: eso no lo hace el paciente. Los recordatorios por correo los enciende y los apaga la consulta, paciente por paciente, con los interruptores de su «Profile». Si un paciente pide que no le lleguen más correos, hay que apagárselos ahí.

Desde el «Profile» del paciente, la consulta puede encender o apagar cualquiera de los tipos de recordatorio.

Y si cambian los datos de la consulta, los recordatorios que salgan de ahí en adelante llevan los datos nuevos.

5. Si al paciente no le llega el correo

Revise, en este orden:

1. El correo del paciente: en «Profile», confirme que el correo esté bien escrito. Ojo: si se cambió o se borró el correo al hacer la cita (en «Edit patient details»), ese recordatorio no le llega.
2. Que la consulta los tenga encendidos: en «Settings», arriba a la derecha, busque «Appointment reminders and practice messaging» (bajo «Patient communications»). El interruptor del correo tiene que estar encendido. Ahí un administrador los enciende para toda la consulta o solo para algunos médicos.
3. Que el paciente los tenga encendidos: en su «Profile», mire «Practice to patient messaging». El del correo tiene que estar encendido.
4. El spam: pídale al paciente que mire en su correo no deseado y en «Promotions» si usa Gmail.

6. Si no le llega ningún recordatorio: la zona horaria

Practice Fusion solo manda recordatorios si la cuenta está en una de estas seis zonas horarias de Estados Unidos: la del Este, Central, Montaña, Pacífico, Alaska o Hawái-Aleutianas. Si la cuenta está en otra zona, no se manda ninguno.

Para ver o cambiar la zona (lo puede hacer cualquier administrador):

1. Pulse «Settings», arriba a la derecha, y escoja «Practice Details».
2. Cambie la zona horaria. Ahí mismo se marca «Observes daylight saving» si se cambia la hora en verano.
3. Pulse «Save».

Esto no cambia el calendario. Una cita a las nueve en el calendario es a las nueve en la oficina.

La zona que vale para los recordatorios es la de Practice Fusion, no la de la computadora: según Practice Fusion, lo que esté puesto en la computadora no afecta a los recordatorios. (La computadora sí afecta a cómo se ven las horas en el calendario: ver la guía Las horas de la agenda salen corridas.)

La casilla «Observes daylight saving» decide si esa zona cambia la hora en verano, y en Puerto Rico eso importa más que en otros sitios — ver el aviso sobre Puerto Rico al final de la guía.

🇵🇷 ¿Aplica en Puerto Rico?

🟡 Aplica en parte en Puerto Rico.

OJO, PUERTO RICO: Practice Fusion SOLO manda recordatorios si la cuenta está en una zona horaria entre UTC-5 y UTC-10 (las seis de Estados Unidos continental, Alaska y Hawái). Puerto Rico es UTC-4: una cuenta puesta con la hora de Puerto Rico NO manda ningún recordatorio, y no avisa de por qué. Poner la cuenta en la hora del Este (Eastern) los haría salir, pero en invierno saldrían una hora corridos respecto de lo que dice el artículo; eso último falta confirmarlo con Practice Fusion. El calendario no se afecta: una cita a las nueve es a las nueve en la oficina. El TELÉFONO sí vale: los recordatorios por texto y llamada funcionan con números «de EE. UU. y sus territorios», así que un 787 o un 939 sirve; lo que los frena en Puerto Rico es la zona horaria, no el teléfono. ⚠️ AÑADIDO EL 25 OCT 2026, del artículo «What is the appointment reminder process for Practice Fusion Essentials?»: en «Settings» → «Practice Details» hay una casilla «Observes daylight saving» que decide si la zona escogida cambia la hora en verano, y eso es la palanca del apaño de arriba. Puerto Rico NO cambia la hora (es UTC-4 todo el año), así que con la cuenta puesta en la hora del Este: marcada, la cuenta va a UTC-4 en verano (bien) y a UTC-5 en invierno (una hora corrida); sin marcar, se queda en UTC-5 todo el año (una hora corrida siempre). Ninguna de las dos queda bien todo el año, y esto último es razonamiento nuestro sobre lo que dice el artículo, no algo que el artículo diga de Puerto Rico. El mismo artículo confirma que la zona de la COMPUTADORA no afecta a los recordatorios: la que manda es la de Practice Fusion.

Lo confirmó: Artículo de Practice Fusion «Does my time zone affect the appointment reminders?», leído por Puchie el 24 sep 2026: «will only send appointment reminders to practices in time zones between UTC -5 and UTC -10». Puerto Rico está en UTC-4 todo el año. Y «How do I enable text and voice messaging for the Practice Fusion Essentials appointment reminders?», leído el 24–25 sep 2026: «SMS and voice appointment reminders are only supported for U.S. and U.S. territory phone numbers.» (2026-09-24)

⚠️ Esta guía no es oficial de Practice Fusion ni está aprobada por ellos. Es material informativo nuestro. Sus pantallas pueden cambiar sin aviso: si algo no le cuadra, confírmelo con el soporte de su EHR.

Practice Fusion, visto el 2026-10-24 en su centro de ayuda. Explicado en llano, no traducido palabra por palabra: lo que va entre «comillas» es lo que dice la pantalla, en inglés.

Sale de estos artículos: Preview SMS text appointment reminders · Preview email appointment reminders · How do I obtain and document patient consent for text and voice appointment reminders and messaging? · Does my time zone affect the appointment reminders? · Why aren't patients receiving the email appointment reminders? · What is the appointment reminder process for Practice Fusion Essentials?. Si el artículo cambia, la guía se revisa.