Respaldar y sacar los datos de los pacientes

¿Practice Fusion guarda copia de nuestros datos? ¿Cómo sacamos los datos de los pacientes, y qué pasa si cerramos la cuenta?

Quién puede hacerlo: sacar los datos es cosa de un administrador.

⚠️ Lo que se descarga es información protegida de pacientes. Una vez está en su computadora, cuidarla es responsabilidad de la consulta. Practice Fusion sugiere consultar con alguien de fuera sobre la seguridad de sus equipos.

1. La copia que guarda Practice Fusion

Según Practice Fusion, guarda varias copias de los datos, en distintas regiones, y las prueba con regularidad. Si un servidor falla, otro toma el relevo casi sin que se note.

2. Guardar una copia en la oficina

Practice Fusion sugiere tres cosas:

• Sacar los datos personales de los pacientes (nombre, dirección, etc.). Ojo: no incluye el seguro médico ni el seguro social.
• Sacar las notas clínicas de todos los pacientes de una vez (ver abajo).
• Descargar los documentos que necesite.

Para preguntas de responsabilidad legal, Practice Fusion remite a sus términos del servicio.

3. Sacar las notas de todos los pacientes de una vez

1. Entre en «Reports» y abra «Exported batch CCD files».
2. Pulse «Actions» y escoja «Export CCDs for all patients». Incluye a los pacientes activos e inactivos.
3. Puede tardar de unos minutos a varias horas, según cuántos pacientes haya. Mientras tanto puede seguir usando Practice Fusion.
4. Cuando termine, sale en la lista. Pulse «Download CCDs» y se descargan a su computadora.

Si quiere hacerlo de forma periódica (o solo para algunos pacientes), se programa desde el «Patient List Report».

Las notas clínicas dentro del archivo: un administrador decide si van o no en «Outbound CCDA export preferences», dentro de «Settings». Vienen apagadas de fábrica, y el cambio vale para todos los pacientes.

4. El «EHI export»: todos los datos, para pasarlos a otro sistema

Sirve para sacar los datos de un paciente (o de todos) en archivos que otro sistema de expedientes puede leer. Se usa cuando el paciente, su representante, otro médico o una organización de salud los pide para un fin que permita la ley HIPAA.

1. Entre en «Reports» y, en la sección de informes clínicos, escoja «EHI export».
2. En el desplegable, escoja todos los pacientes o uno solo. Si escoge todos, entran los activos y los inactivos.
3. Si es uno solo, búsquelo en el buscador y escójalo.
4. Pulse «Create EHI export», arriba a la derecha.

También desde el expediente de un paciente: menú «Actions» → «Create EHI Export».

⚠️ Puede tardar hasta cuatro días laborables, y el archivo se borra a los diez días. Si pide otro mientras tanto, el anterior se anula y se borra para siempre.

5. Descargar el «EHI export»

Vaya a la pestaña «EHI exports». La columna del estado dice en qué va:

• «Not Started»: no ha empezado.
• «Executing»: se está haciendo.
• «Completed»: listo.
• «Error»: falló. Puede volver a intentarlo.

Cuando esté listo, pulse «Download file». Llega en archivos comprimidos (.zip) con tablas de texto por dentro. Dentro viene también un archivo con el enlace a la explicación de cada tabla.

Lo que no va: las notas de tipo psicoterapia.

Después: mándelo a quien lo pidió de forma segura, por ejemplo por correo cifrado.

6. Si cierra la cuenta

• Los datos siguen siendo suyos. Al terminar la suscripción puede seguir entrando, pero con acceso limitado: muchas funciones se apagan.
• Para sacarlos: un artículo de Practice Fusion dice que se usa el «EHI export» al terminar la licencia. Otro dice que hay que pedirlo por escrito, en un caso de soporte, y que tras recibir la baja por escrito de un administrador, Practice Fusion le entrega todos los datos en un formato que se pueda usar.

7. Pasar pacientes de una cuenta de Practice Fusion a otra

⚠️ Lo primero, porque es lo que casi nadie espera: NO se pueden juntar dos cuentas de Practice Fusion en una. Y no se pueden importar directamente de una cuenta a otra las notas, los documentos ni los resultados de laboratorio. Lo único que se importa directo es la lista de pacientes; lo demás se pasa a mano, con documentos clínicos.

Sacar la lista de la cuenta vieja:

1. Entre a «Reports» en la barra de la izquierda.
2. Abra el «Patient List Report».
3. Escoja una búsqueda —por edad, por ejemplo— y los criterios para filtrar.
4. Pulse «Run Report», arriba a la derecha. Para que salga lo más amplio posible, use pocos criterios.
5. Pulse «Export CSV». Ese fichero se abre con Excel (ver la guía Sacar la lista de pacientes).

Meterla en la cuenta que se queda:

1. Entre a esa cuenta y, en la pantalla de inicio, pulse el recuadro de importar pacientes.
2. Busque el fichero en su computadora y mándeselo a Practice Fusion para que lo procese. Ellos avisan cuando la lista quedó importada (ver la guía Pasar los pacientes de otro sistema a Practice Fusion).

Lo demás —notas, laboratorios, documentos— de dos maneras:

• Imprimiendo el expediente a un fichero: en el expediente del paciente, desde el botón de acciones, escoja imprimir el expediente y en la impresora escoja guardar a PDF. Ese fichero después se sube como documento a la cuenta que se queda (ver la guía Subir un documento (y borrarlo si se subió mal)).
• Con un documento clínico «CCD»: se exporta de la cuenta vieja y se reconcilia en la nueva, que es lo que de verdad mete los datos en el expediente (ver las guías Exportar un documento clínico (CCD) del paciente y Reconciliar un documento clínico (CCD)).

Las sedes no se pasan: hay que crearlas a mano en la cuenta que se queda (ver la guía Las sedes de la consulta (añadir, cambiar y entrar en otra)).

🇵🇷 ¿Aplica en Puerto Rico?

❔ Sin confirmar para Puerto Rico. Así funciona en Practice Fusion en general; todavía nadie ha confirmado que aplique igual aquí.

⚠️ Esta guía no es oficial de Practice Fusion ni está aprobada por ellos. Es material informativo nuestro. Sus pantallas pueden cambiar sin aviso: si algo no le cuadra, confírmelo con el soporte de su EHR.

Practice Fusion, visto el 2026-09-24 en su centro de ayuda. Explicado en llano, no traducido palabra por palabra: lo que va entre «comillas» es lo que dice la pantalla, en inglés.

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