Las solicitudes de cita que llegan del portal

Un paciente pidió una cita, un cambio de hora o una cancelación por el portal. ¿Cómo la apruebo, la cambio o la niego?

Solo aplica si su consulta usa el portal Patient Fusion. Ese portal se va a retirar en 2026; Veradigm avisará las fechas antes. Si la consulta se mudó a FollowMyHealth o no usa portal, esto no le va a aparecer.

Antes de empezar: para recibir solicitudes, el proveedor tiene que tener activado su «Online Profile».

1. Dónde ver las solicitudes

1. Vaya a «Schedule» y pulse la pestaña «Appointment Requests».
2. Si no ve ninguna, pulse «Refresh» (arriba) para traer las más nuevas.
3. Con los menús puede escoger un proveedor y un tipo de solicitud.

Cada solicitud se puede aprobar, negar o cambiar. En cualquiera de los tres casos, al paciente le llega un correo.

2. Aprobar una cita que pidió el paciente

1. Mire en el calendario de la derecha que esa hora esté libre.
2. Pulse «Approve».
3. La cita queda en la agenda, con el motivo de la visita.

Se pone con el tipo de cita y la duración de siempre. Si quiere cambiar eso, use «Reschedule» (la sección de abajo).

3. Proponerle otra hora

1. Pulse «Reschedule». La ventana se abre para cambiar los datos.
2. Escriba la fecha y la hora nuevas en «When». En «Notes» puede venir a qué horas le conviene al paciente.
3. Pulse «Propose changes».
4. Escriba el motivo del cambio (y un mensaje, si quiere) y pulse «Send».

La cita sale como «Tentative» en la agenda hasta que el paciente acepte la hora nueva, desde el correo o desde el portal.

Si prefiere dejarla confirmada de una vez: en vez de «Propose changes», pulse «Approve». Queda en la agenda con los datos nuevos y al paciente le llega la confirmación.

4. Si el paciente llama para aceptar la hora propuesta

Puede confirmarla usted, de una de dos maneras:

• Pulse la cita tentativa en «Day» o en «Week», escoja «Confirmed» y pulse «Done».
• O en la pestaña «Appointments», escoja la fecha de la cita y cambie «Status» a «Confirmed». Le pide confirmar y queda en la agenda.

5. Negar una solicitud

Pulse «Deny». Le sale un aviso de que se negó.

Al paciente le llega un correo. Con «Read the note from our office» entra a su portal a leer la nota de la oficina.

6. El paciente pide cambiar la hora de una cita que ya tenía

Sale en «Appointment Requests» como «Reschedule appointment», con la hora original y la hora que pide. La cita no cambia hasta que usted decida. Puede:

• Aprobar la hora nueva. Se pone sola en la agenda y al paciente le llega un correo.
• Negarla y dejar la cita original.
• Proponer otra hora con «Reschedule»: ahí escoge proveedor, lugar y la fecha y hora en «When». Pulse «Propose Changes», escriba el motivo y pulse «Send». Si al paciente no le sirve la hora propuesta, tiene que llamar a la oficina.
• Cancelar la cita: en el menú «Update appt.», escoja «Cancel appt.».

Para cambiarla sin esperar al paciente: pulse «Update Appt.». Se cambia en la agenda y en su portal, sin que el paciente tenga que aprobar nada.

7. El paciente pide cancelar

Según la política de cancelación de la consulta, la solicitud puede salir en «Appointment Requests» para que usted la apruebe. Un aviso le dice si la cancelación cae dentro de esa política.

• Aprobarla: pulse «Approve cancellation». La cita sale de la agenda. Escriba el motivo (y un mensaje, si quiere): al paciente le llega por correo.
• Proponer otra hora: pulse «Reschedule».

8. Ojo con los correos

Al paciente le siguen llegando los correos de solicitudes, cambios y cancelaciones aunque la consulta tenga apagados los recordatorios de cita.

La política de cancelación: son DOS ajustes, no uno

Arriba esta guía habla de la política de cancelación de la consulta. En realidad son dos ajustes separados, y se confunden porque están juntos en la misma pantalla —en «Schedule», pestaña «Settings», parte «General»—. Uno decide el trabajo de la oficina; el otro, lo que lee el paciente.

9. 1. Cuándo hay que aprobar una cancelación

Es la «Cancellation Approval Policy», y tiene tres opciones:

• No pedir aprobación para ninguna. La cancelación que pide el paciente se aprueba sola y la cita se quita de la agenda sin que nadie del EHR toque nada.
• Pedir aprobación para todas. Cualquier petición de cancelar tiene que pasar por alguien.
• Pedir aprobación solo para las que caen dentro de ___ días de calendario. Así la oficina revisa únicamente las que llegan cerca de la visita.

⚠️ Ojo con la primera: con ella la cita desaparece de la agenda sola. Si en su oficina alguien tiene que enterarse de cada cancelación, ésa no es la opción.

10. 2. Qué se le dice al paciente

Esto decide el mensaje que ve el paciente cuando pide cancelar, y tiene dos opciones:

• Que la consulta no tiene política de cancelación.
• Avisarle de posibles cargos si cancela dentro de ___ días de calendario. El número lo pone la consulta.

Son independientes: se puede avisar de cargos y a la vez aprobar todo solo, o no avisar de nada y revisar cada petición. Conviene que cuadren.

🇵🇷 ¿Aplica en Puerto Rico?

❔ Sin confirmar para Puerto Rico. Así funciona en Practice Fusion en general; todavía nadie ha confirmado que aplique igual aquí.

⚠️ Esta guía no es oficial de Practice Fusion ni está aprobada por ellos. Es material informativo nuestro. Sus pantallas pueden cambiar sin aviso: si algo no le cuadra, confírmelo con el soporte de su EHR.

Practice Fusion, visto el 2026-09-24 en su centro de ayuda. Explicado en llano, no traducido palabra por palabra: lo que va entre «comillas» es lo que dice la pantalla, en inglés.

Sale de estos artículos: How do I process patient appointment requests? · How do I process Online Appointment Booking reschedule and cancellation requests with Patient Fusion? · How do I update my appointment schedule?. Si el artículo cambia, la guía se revisa.