Cuando un proveedor no puede venir: marcarlo fuera y reubicar sus citas

¿Qué hace recepción en Your Clinic Heart cuando un proveedor avisa que no puede venir, y cómo se reubican sus citas?

Si un proveedor avisa que no viene, recepción lo marca fuera en «Proveedor fuera (emergencia)»: su agenda se apaga esas fechas y sus citas pasan a «Citas por reubicar», sin cargo para ningún paciente. Después se llama a cada paciente para darle otra fecha.

1. Dónde está

En la «Pantalla de Recepción», columna «Agendar y pacientes», al final: «Proveedor fuera (emergencia)». Está cerrado; se toca «Abrir». Recepción lo puede hacer sin esperar a la administración, que tiene lo mismo en su pestaña «Recepción».

2. Marcar al proveedor fuera

1. En «Proveedor», escoger quién no viene.
2. En «Desde» y «Hasta», las fechas. Las dos empiezan en hoy; para un solo día se deja la misma fecha en las dos.
3. En el motivo se puede escribir algo corto, como enfermedad o emergencia familiar. Lo ve solo el personal, en la lista de citas por reubicar; al paciente no le llega.
4. Tocar Marcar fuera. Antes de hacer nada, la pantalla dice cuántos días se van a apagar y pregunta si se sigue. Se confirma con Sí, marcar fuera («No» lo deja todo como estaba).
5. Sale cuántas citas pasaron a la lista de Reubicar, sin cargo para nadie. Arriba del formulario queda la lista de lo marcado fuera: cada proveedor y cada día, con su «Deshacer».

3. Qué pasa con las citas

• Ese proveedor deja de ofrecer horas esas fechas, por internet y en recepción.
• Sus citas de esas fechas pasan a «Citas por reubicar». Si una es de hoy, solo se mueven las que todavía no han llegado a su hora.
• Quedan con la marca «Sin cargo posible»: a esos pacientes no se les puede cobrar ni el no-show ni la cancelación tardía, porque la cita la rompió la clínica.
• Al paciente le llega un aviso de que hay que mover su cita, con un enlace para escoger otra fecha, si la clínica tiene ese aviso encendido en «Mensajes a pacientes». Volver a marcar fuera al mismo proveedor el mismo día no repite el aviso.
• Mientras la cita esté en la lista, no le llegan recordatorios de la fecha vieja. En su portal y en la página de su cita ya no la puede confirmar: le dice que hay que escoger otra fecha. Si contesta SI al mensaje, tampoco se confirma.
• Si la cita es de hoy, su fila en «Por llegar» dice que está en «Citas por reubicar» y no ofrece «Marcar no-show».

4. Reubicar las citas

En «Pendientes de hoy», abrir «Otras listas» y buscar «Citas por reubicar» (al lado, cuántas hay). Cada fila trae el paciente y su teléfono, el día, la hora, el tipo de cita, el proveedor y el motivo. Si el paciente intentó confirmarla (contestó SI, o tocó confirmar en su portal o en el correo), sale «El paciente respondió» con el día y la hora: es a quien conviene llamar primero.

Se llama al paciente y se resuelve cada fila:

• «Reubicar» abre las horas libres del mismo proveedor, para el mismo tipo de cita y el mismo plan (también las de hoy).

  • Se escoge día y hora en el calendario y se toca Reubicar en esta hora.
  • O Automático (lo más pronto), que toma la primera hora libre; pregunta antes de hacerlo.
  • O Solo cancelar la vieja, que cancela la cita sin darle otra, sin cargo.

  Al reubicar se crea la cita nueva y se cancela la vieja de una vez. Los requerimientos de la cita (ayuno, traer labs) pasan a la nueva, y al paciente le sale la confirmación de la cita nueva.

• «Dejar», si la clínica decide mantener la cita como estaba. Sale de la lista, vuelve a recibir recordatorios y le llega el que se perdió.

Si la hora de una cita de la lista ya pasó, la fila lo dice: ya no se puede dejar, y se reubica o se cancela sin fecha nueva, sin cargo.

El paciente también puede moverla él mismo desde su portal o desde el enlace del aviso; entonces la cita vieja sale de la lista y la cita nueva le manda su confirmación, como cualquier reserva.

5. Si fue un error, o el proveedor al final viene

En «Proveedor fuera (emergencia)», en la lista de lo marcado fuera, tocar «Deshacer» al lado del día. El proveedor recupera sus horas y las citas que todavía caben salen solas de «Citas por reubicar» y vuelven a ser citas normales.

• Se deshace día por día: para un rango, un «Deshacer» por cada día.
• La lista enseña todos los días libres de los proveedores de hoy en adelante, también los que se pusieron en su calendario, y «Deshacer» los quita igual: conviene mirar bien el proveedor y el día antes de tocarlo.
• Las citas que ya se reubicaron o se cancelaron se quedan como están.
• Si la clínica tiene cerrado ese día, la cita se queda en la lista.
• Deshacer no le manda ningún mensaje al paciente.

6. Si no es una emergencia

• Un día libre o unas vacaciones que se saben con tiempo van en el calendario del proveedor: la administración lo pone en «Proveedores» (su «Calendario» por fecha) y el propio proveedor en «Mi configuración». Antes de guardar dicen cuántas citas quedan fuera, y esas citas van a la misma lista, sin cargo.
• Si cierra toda la clínica (un feriado o un cierre propio), lo hace la administración en «Horario y días de cierre», que tiene su propia guía.

🇵🇷 ¿Aplica en Puerto Rico?

✅ Sí, aplica en Puerto Rico.

Probado en la clínica de demostración de Your Clinic Heart, montada como una clínica de Puerto Rico: al marcar fuera a un proveedor por un día, sus citas pasaron a «Citas por reubicar» sin cargo, y «Deshacer» las devolvió a su agenda.

Lo confirmó: comprobado en la clínica de demostración de Your Clinic Heart, 9 oct 2026. (2026-10-09)

⚠️ Guía independiente e informativa sobre Your Clinic Heart. Las pantallas pueden cambiar: confírmalo con el soporte de Your Clinic Heart.

Lo que cuenta Your Clinic Heart (su página va enlazada abajo), visto el 2026-10-09.

Sale de este artículo: Manual de uso de Your Clinic Heart. Si el artículo cambia, la guía se revisa.