Las reglas de operación: reservas, cancelaciones y alertas de la oficina

¿Cómo cambio en Your Clinic Heart las reglas de reservas, cancelaciones y alertas de la oficina de mi clínica?

En «Reglas de operación» se ponen las políticas de la clínica: desde cuándo y con cuánta antelación se reserva, qué edades atiende, hasta cuándo se cancela sin costo, qué pasa con las citas que nadie confirma y cuándo avisa la oficina. Cada clínica pone sus valores; la pantalla trae unos para empezar.

1. Dónde está

En el «Panel de administración», «Configuración de la clínica» → «Ajustes generales» → «Reglas de operación». La «Fecha de apertura» es también uno de los pasos de «Qué falta por configurar». Se puede configurar antes de que la clínica se active.

La pantalla tiene tres tarjetas: «Reservas y cancelaciones», «Alertas de la oficina» y «Portal del paciente».

2. Reservas y cancelaciones

• «Fecha de apertura»: el calendario nunca ofrece fechas antes de ésta.

• Los minutos de llegada antes de la cita: cuánto antes se le pide al paciente llegar para registrarse. Sale en su confirmación como la hora de llegada. Es solo informativo: no quita cupos.

• «Antelación mínima para reservar (horas)»: con cuánta antelación puede reservar el paciente por su cuenta (24 horas, si la clínica no la cambió). Recepción y el proveedor no tienen este límite.

• La ventana de cancelación, en horas (48, si la clínica no la cambió): hasta cuántas horas antes de la cita el paciente puede cancelarla sin costo. Si la clínica cobra los no-shows, cancelar dentro de la ventana crea un cargo por el mismo monto, que la oficina revisa antes de cobrar. Si el paciente mueve la cita cuando ya está dentro de la ventana, la cita nueva hereda la ventana de la original.

• Las citas sin confirmar, con tres opciones:

  • que la oficina las revise (la recomendada): nada se cancela solo y las citas salen en la lista de llamar de recepción;
  • cancelarlas automáticamente unas horas antes, y el cupo se ofrece a la lista de espera;
  • cancelar así solo las del mismo día; las demás las revisa la oficina.

  Con las dos últimas se escribe cuántas horas antes se cancelan. Nunca puede ser menos que la ventana de cancelación: la cancelación automática no cobra, así que solo actúa mientras cancelar es gratis. Con «Cancelar automáticamente», además, tiene que ser por lo menos la ventana de cancelación más 24 horas (72, con la ventana de 48): el sistema revisa las citas sin confirmar una vez al día, y con menos margen alguna cita pasaría entre dos revisiones sin que ninguna la mire. Con «Cancelar solo las de hoy», la revisión es a las 9:00 de la mañana y solo mira las citas de ese mismo día, así que con una ventana de cancelación de 15 horas o más no cancela ninguna. Si se pone menos del mínimo, la pantalla no guarda y dice por qué; y si lo que ya estaba guardado no deja cancelar, la pantalla lo avisa.

• «Dejar que el paciente escoja proveedor» (apagado de entrada): encendido, en el portal el paciente puede escoger proveedor al buscar horario («¿Con quién quiere su cita?») cuando reserva una cita de paciente nuevo o de un tipo de clase «Otro». Los tipos «Otro» se ofrecen a todos los pacientes, así que ahí puede escoger cualquiera, haya venido antes o no. Apagado, el sistema reparte esas citas. Los seguimientos siempre vuelven con su último proveedor, que es el de su cita con la fecha más tardía, aunque todavía no haya llegado (no cuentan las canceladas ni las de servicios). Por eso, si un paciente escoge a otro proveedor en una cita de clase «Otro» y esa es su cita más tardía, su próximo seguimiento va con ese otro proveedor.

• «Ofrecer primero las horas pegadas a lo ya reservado»: el paciente ve primero las horas que mantienen la agenda compacta, y las demás detrás de «Ver más horas». Sin tope de citas no se quita ninguna hora; con tope, decide cuáles horas se ofrecen, nunca cuántas. Encendido, sale también «Desde cuántos puntos se empaca el día»: 2 empaca desde el principio y desde el final de la jornada; 1, solo desde el principio.

3. Las edades de los pacientes

En la tarjeta «Reservas y cancelaciones», el grupo «Edades de los pacientes» dice qué edades atiende la clínica.

• «Edad mínima (años cumplidos)»: viene en 18. Vacía, no hay edad mínima.
• «Edad máxima (años cumplidos)»: viene vacía, sin límite.
• Las dos se cuentan el día de la cita, en años cumplidos, y las dos incluyen el número escrito. Con máxima 17, se atiende hasta la víspera de cumplir 18.
• La máxima no puede ser menor que la mínima: si lo es, la pantalla no guarda y lo dice.
• Para una clínica pediátrica: vaciar la mínima y poner la máxima.

Qué pasa fuera de esas edades:

• En el portal, el paciente no puede reservar, mover ni anotarse en la lista de espera. La pantalla le dice qué edades atiende la clínica y le da el correo de la clínica para preguntar. El calendario solo le ofrece los días en que todavía cabe en las edades.
• En recepción y en la pantalla del proveedor sale el aviso «Fuera de las edades que atiende la clínica», con la edad que tendrá el paciente ese día. Se le puede dar la cita igual con «Sí, darle la cita igual».
• No cambia cupos ni horarios: es una regla del paciente, no de la agenda.

4. Alertas de la oficina

• Alerta amarilla y alerta roja (minutos en la oficina): desde cuántos minutos el cronómetro de la vista en vivo se pone amarillo y rojo. La roja no puede ser menor que la amarilla.
• Congestión de la sala de espera: con cuántos pacientes esperando pasar sale el aviso de congestión en la vista en vivo.
• «Tolerancia antes de marcar en rojo (minutos)» (15, si la clínica no la cambió): pasada la hora de la cita, la fila de «Por llegar» va en ámbar («Va tarde») durante esos minutos y todavía no ofrece el no-show. Después pasa a rojo con «Marcar no-show». Con 0, no hay tolerancia.
• El aviso de atraso al paciente: si un proveedor va atrasado esos minutos o más, el sistema le manda un mensaje a sus próximos pacientes de hoy que todavía no han llegado y les sugiere llegar más tarde: su hora más los minutos que fije la clínica. Es uno de los avisos de Mensajes a pacientes, y allí se puede apagar.
• «Pedir también la fecha de nacimiento en el kiosco» (apagado de entrada): encendido, en el kiosco el paciente escribe además su fecha de nacimiento. En los dos casos, la lista del kiosco solo enseña el nombre de pila y la inicial del apellido.
• «Pago bajo: avisar desde (%)»: Reportes marca los días en que ese porcentaje o más de las citas de un proveedor son de categorías que pagan poco (eso se marca en Planes).

5. Portal del paciente

El tamaño de letra del portal del paciente (normal, grande o extra grande), con una vista previa. Agranda el texto y las casillas para quien ve mejor con letra grande.

6. Guardar

1. Cambiar lo que haga falta en las tres tarjetas.
2. Tocar el botón de guardar cambios, al final.
3. Si todo está bien, la pantalla vuelve al panel, que dice que se guardaron las «Reglas de operación» (o a «Qué falta por configurar», si se llegó desde ahí).
4. Si un valor no es válido, no se guarda nada: el campo sale marcado en rojo con el motivo.

7. Lo que conviene saber

• Todos los valores son de cada clínica. Los que trae la pantalla son solo el punto de partida.
• Lo que no está aquí: el cargo por no-show y el límite de bloqueo están en «Regla de no-shows y cobro», y las semanas que cada proveedor abre hacia adelante («Semanas abiertas para reservar») están en la ficha de cada proveedor, en Proveedores.
• Los cambios valen enseguida: por ejemplo, al cambiar la ventana de cancelación, el portal del paciente ya dice el nuevo plazo para cancelar sin costo.

🇵🇷 ¿Aplica en Puerto Rico?

✅ Sí, aplica en Puerto Rico.

Probado en la clínica de demostración de Your Clinic Heart, montada como una clínica de Puerto Rico: la pantalla con sus tres tarjetas, el rechazo de una cancelación automática por debajo de la ventana de cancelación, la tolerancia antes del rojo en la lista de llegadas y la fecha de nacimiento en el kiosco al encenderla.

Lo confirmó: comprobado en la clínica de demostración de Your Clinic Heart, 9 oct 2026. (2026-10-09)

⚠️ Guía independiente e informativa sobre Your Clinic Heart. Las pantallas pueden cambiar: confírmalo con el soporte de Your Clinic Heart.

Lo que cuenta Your Clinic Heart (su página va enlazada abajo), visto el 2026-10-18.

Sale de estos artículos: Manual de uso de Your Clinic Heart · Your Clinic Heart — textos del app: escoger proveedor y la clase «Otro» (11 oct 2026) · Your Clinic Heart — textos del app: las edades que atiende la clínica (18 oct 2026). Si el artículo cambia, la guía se revisa.