Los planes médicos: categorías, pago propio, referido y elegibilidad

¿Cómo configuro en Your Clinic Heart los planes médicos que acepta la clínica y sus categorías?

En «Planes médicos» se arma el catálogo de la clínica: las categorías de plan y, dentro de cada una, los planes que acepta, en el orden en que el paciente los ve al reservar. Cada categoría junta planes que se tratan igual: si se cobra el no-show, qué pasa al llegar al límite de faltas, cuánto paga y si es la de pago propio.

1. Dónde está

En el «Panel de administración», «Configuración de la clínica» → «Planes Médicos y Pacientes» → «Planes». Arriba, una línea dice qué es la pantalla y un enlace lleva a «Payer mix», donde se ponen el orden, los topes y las citas apartadas de cada proveedor.

Cada categoría es una tarjeta numerada, con flechas ↑ ↓ y unas pastillas que dicen cómo se trata sin tener que abrirla (por ejemplo, exenta del cargo o pago propio). Debajo van sus planes, cada uno en una ficha que se abre y se cierra.

2. Crear una categoría

1. Abrir el formulario de categoría nueva, arriba de la lista.
2. Escribir el nombre: por ejemplo, una para los planes comerciales, otra para Plan Vital y otra para quien no tiene plan.
3. Marcar las casillas que le tocan y tocar «Crear».

Después, en los ajustes de la categoría (plegados en su tarjeta) se cambia el nombre, las casillas y lo que paga, y se guarda con el botón de guardar categoría de ahí mismo.

3. Las casillas de cada categoría

Cada casilla lleva su explicación debajo:

• «Exento del cargo por no-show»: a esos pacientes no se les pide tarjeta, no se les cobra si no llegan ni si cancelan tarde, y no se les bloquea por faltas: al llegar al límite, se avisa a la oficina. Es la que lleva Plan Vital, por ejemplo.
• «Si llega al límite de no-shows, avisar a la oficina en vez de bloquear»: sí se pide tarjeta y sí se cobra el no-show. Solo cambia que, al llegar al límite, el paciente puede seguir reservando y la oficina recibe un aviso. Es para planes cuyo contrato no deja cortarle el acceso al paciente. Las exentas ya lo hacen sin marcarla.
• «Categoría de pago propio (pacientes sin plan médico)»: para quien paga de su bolsillo. Basta con marcarla en una sola categoría.
• «¿Cuánto paga esta categoría?»: paga poco, regular o bien. Alimenta el aviso «Días con mucho pago bajo» de «Reportes» y el resumen semanal de la administración. No cambia el orden de nadie en la agenda.

4. Añadir los planes

• Del catálogo del sistema: arriba de la lista, el botón de añadir del catálogo enseña los planes que el sistema ya conoce, agrupados. Cada uno trae escogida la categoría de la clínica que más se le parece: se cambia si va en otra y se toca «Añadir».
• A mano: dentro de la categoría, el formulario de plan nuevo pide el nombre y, si hace falta, «Requiere referido». Se toca «Crear».

En la ficha de cada plan se cambia el nombre, la «Categoría» (para pasarlo a otra), «Requiere referido», «Activo» y la «Elegibilidad», y se guarda con el botón de guardar plan de esa ficha.

5. El orden

Las flechas ↑ ↓ ordenan las categorías y, dentro de cada una, sus planes. Ese orden es solo el que ve el paciente al reservar. El orden de los planes en la agenda de cada proveedor se pone en «Payer mix», que tiene su propia guía.

6. Pago propio

Si una categoría está marcada como pago propio y tiene al menos un plan activo (por ejemplo, «Sin plan médico»), lo que el plan de un paciente no cubre se le ofrece como pago propio, con tarjeta y con la política de cancelación y de no-show:

• cuando no tiene plan;
• cuando su plan no cubre ese tipo de cita, o el proveedor no lo acepta. La pantalla de reservas se lo dice antes de confirmar.

Vale también para pacientes de una categoría exenta cuando su plan no cubre la cita. Si ninguna categoría está marcada, o la marcada no tiene ningún plan activo, un aviso amarillo arriba lo dice, con un botón que lleva a arreglarlo. Mientras tanto, el pago propio no se ofrece.

7. Referido

Si un plan tiene marcado «Requiere referido», las citas con ese plan que no van como pago propio piden referido:

• Al reservar, al paciente se le avisa y se le entrega la información que le pide su proveedor de cuidado primario (PCP) para hacerlo: clínica, proveedor, especialidad, NPI y fecha.
• La cita no queda confirmada al reservarla: se confirma cuando el paciente marca que ya tiene el referido, desde el enlace de su cita o su portal, o se lo dice a recepción por teléfono.
• Al llegar, recepción pregunta por la carta y apunta si la trajo.
• El NPI de cada proveedor se pone en su ficha, en «Proveedores». Sin él, ese documento le dice al paciente que lo pida a la oficina.
• Marcar o desmarcar la casilla vale para las citas que se reserven desde entonces: las ya reservadas siguen como se reservaron.

8. Elegibilidad

Es opcional, plan por plan: la dirección completa de la página de verificación del portal del plan, el teléfono de verificación y cómo se llama el número de la tarjeta (por ejemplo, número de contrato). Recepción lo ve en la línea «Verificar elegibilidad del plan médico» del checklist de llegada. Sin nada aquí, esa línea funciona igual.

• Un botón dentro de la elegibilidad llena los datos conocidos de esa aseguradora: reconoce la aseguradora por el nombre del plan y llena solo lo que está vacío, sin cambiar lo escrito. Si hay cambios sin guardar en esos campos, primero hay que guardarlos.
• Lo que llena queda «Por confirmar», y la marca se ve en la ficha del plan aunque esté cerrada. Cuando alguien comprueba que el enlace o el teléfono son los de verificación, toca «Ya lo confirmé». Cambiarlos a mano y guardar también cuenta como confirmado.
• Los planes de pago propio no llevan elegibilidad: son de pacientes sin plan médico.

9. Lo que conviene saber

• Qué planes acepta cada proveedor no se marca aquí: se pone en «Payer mix», proveedor por proveedor.
• Desactivar un plan (desmarcar «Activo» y guardar) dice cuántas citas futuras lo usan y pide confirmar. Esas citas y sus pacientes no cambian: el plan solo deja de ofrecerse a pacientes nuevos.
• El aviso de pago bajo sale desde el porcentaje que fija cada clínica en «Reglas de operación».
• Para abrir reservas, los planes médicos y sus categorías son uno de los pasos indispensables de «Qué falta por configurar».

🇵🇷 ¿Aplica en Puerto Rico?

✅ Sí, aplica en Puerto Rico.

Probado en la clínica de demostración de Your Clinic Heart, montada como una clínica de Puerto Rico: la categoría de Plan Vital exenta del cargo, planes comerciales de aquí como Triple-S y MCS, y el llenado de la elegibilidad con los datos conocidos de la aseguradora.

Lo confirmó: comprobado en la clínica de demostración de Your Clinic Heart, 8 oct 2026. (2026-10-08)

⚠️ Guía independiente e informativa sobre Your Clinic Heart. Las pantallas pueden cambiar: confírmalo con el soporte de Your Clinic Heart.

Lo que cuenta Your Clinic Heart (su página va enlazada abajo), visto el 2026-10-09.

Sale de este artículo: Manual de uso de Your Clinic Heart. Si el artículo cambia, la guía se revisa.