Dar de alta y configurar a los proveedores

¿Cómo doy de alta a un proveedor en Your Clinic Heart y configuro su horario, sus tipos de cita y su calendario?

En «Proveedores» se da de alta a cada proveedor y se arma su agenda: sus datos y su acceso, su itinerario semanal, los tipos de cita que da, su calendario por fecha y sus semanas abiertas. La capacidad es de cada proveedor, no de la clínica: cada agenda es individual.

1. Dónde está

En el «Panel de administración», «Configuración de la clínica» → «Agenda y disponibilidad» → «Proveedores». Arriba, un aviso recuerda que lo que se cambia aquí cambia cuántos pacientes caben al día, con un enlace a Cupos.

2. Dar de alta a un proveedor

1. Abrir el formulario de alta, arriba de la lista.
2. Si no es una persona sino un programa o un servicio de la clínica (por ejemplo, los procedimientos con la enfermera), marcar primero «Es un servicio de la clínica, no una persona». Se decide al crearlo y después no se cambia.
3. Escribir el nombre, con su título, y escoger la especialidad. Si no está en la lista, se crea ahí mismo con la opción de nueva especialidad. A un servicio no se le pide.
4. Escribir el correo y el teléfono. Son de uso interno: con ellos le llegan al proveedor sus reportes de agenda y su acceso, y no salen en ninguna pantalla ni mensaje que vea el paciente.
5. Con correo, la casilla «Crear su acceso y enviarle el correo de bienvenida» ya sale marcada: se le crea su cuenta para su propia pantalla y le llega la invitación con una guía. Se desmarca si todavía no se le quiere invitar.
6. Tocar «Crear».

Cada proveedor queda como una ficha que se abre y se cierra, con su especialidad y si está activo. Los servicios llevan además la marca «Servicio».

3. Lo que hay en su ficha

• «Datos y planes»: nombre, especialidad, «Foto (para el website)», si está activo, correo, teléfono, «Semanas abiertas para reservar», «Nombre en el EHR» y su NPI. Abajo, cuántos planes acepta: esos se cambian en Payer mix, que tiene su propia guía. Todo se guarda con «Guardar».
• Su acceso: si su cuenta ya está activa (y con qué correo entra) o si la invitación sigue sin activar. Mientras no la active, hay botones para reenviar el correo de bienvenida o copiar el enlace de activación y mandárselo por otro lado.
• «Itinerario»: su semana de trabajo. Ahí está también la casilla de permitir citas acortadas (viene marcada): desmarcada, a ese proveedor nunca se le da una cita más corta que su duración, aunque el tipo tenga duración mínima. Solo la cambia la administración.
• «Tipos de cita que acepta»: se marcan los que da y se guarda con su botón. La regla va por tipo de cita, para toda la clínica (abajo).
• «Calendario»: su mes, para ajustar fechas concretas. Debajo, «Compartir calendario de citas».

4. Los tipos de cita que acepta

Cada tipo de cita se decide aparte, para toda la clínica, no proveedor por proveedor:

• Si ningún proveedor tiene marcado un tipo, lo dan todos (salvo los servicios).
• En cuanto uno lo marca, solo lo dan los que lo tienen marcado.
• Por eso, marcar un tipo en una ficha puede quitárselo a los demás proveedores; y dejarlo sin marcar no se lo quita a este mientras nadie más lo tenga marcado.
• A un servicio hay que marcarle al menos un tipo: vacío no significa todos, significa que no se ofrece en ninguno. Y si se le marca un tipo que nadie más tiene marcado, deja de ofrecerse con los demás.

Antes de guardar, junto al botón, la pantalla avisa, tipo por tipo, cuando el cambio afecta a otros proveedores:

• Al marcar un tipo que nadie tenía marcado, dice con qué proveedores dejará de ofrecerse, y recuerda: «Para que sigan dándolo, márcalo también en sus fichas.»
• Al desmarcar un tipo que solo tenía marcado este proveedor, dice que vuelve a ofrecerse con todos (salvo los servicios) y los nombra.

El aviso solo nombra a los proveedores activos. Son las mismas marcas que «Proveedores que aceptan este tipo», en «Tipos de cita y duración».

5. El itinerario semanal

• Cada día que trabaja, marcado, con su hora de inicio y de fin. Fuera del horario de la oficina no se ofrecen citas aunque el itinerario las marque.
• Hasta dos descansos (almuerzo o break), para todos los días: en esas horas no se ofrecen citas.
• La duración del bloque es cada cuánto se ofrece una hora de inicio (8:00, 8:15, 8:30…), no lo que dura la cita. La pantalla avisa si un tipo de cita deja minutos sin usar con ese bloque.
• La duración de cada tipo de cita con este proveedor: vacía, usa la del tipo de cita (y cambia si la clínica la cambia); con un número, queda como propia de él.
• Si el cambio deja fuera citas ya dadas, antes de guardar dice cuántas («Antes de guardar»). Esas citas pasan a «Citas por reubicar» de la oficina, al paciente le llega un aviso (si la clínica tiene ese mensaje encendido) y no se le cobra nada. Si se devuelven las horas, las que ya caben vuelven a la agenda. Los descansos y las duraciones no mueven citas.

6. El calendario por fecha

• Manda sobre el itinerario en esa fecha. Se toca un día para darlo libre, cambiarle las horas (salir temprano, entrar tarde), abrir un día que normalmente no trabaja o ponerle un tope de pacientes.
• Para varios días a la vez, como unas vacaciones, se pueden seleccionar varios y ajustarlos juntos.
• El tope de un día cuenta todas sus citas de ese día, de cualquier tipo. Si ya tiene más citas que el tope, no se cancela ninguna: ese día solo deja de ofrecer horas. Las citas especiales con código no cuentan.
• Si el ajuste deja citas fuera, también pasan a «Citas por reubicar», sin cargo, y al guardar la pantalla dice cuántas.
• Los días que cierra toda la clínica no se cambian aquí: se marcan en Horario y días de cierre.

7. Lo que conviene saber

• Semanas abiertas: es cuántas semanas hacia adelante puede reservar el paciente con ese proveedor (de 1 a 104). Cada uno tiene la suya: uno puede abrir 4 semanas y otro 12.
• La especialidad es la que sale bajo su nombre en el website. No decide qué tipos de cita da.
• La foto se recorta y se encuadra con zoom al escogerla, y se vuelve a ajustar después con el botón de editar foto. No llega al website hasta tocar «Guardar».
• «Nombre en el EHR»: solo hace falta si en el EHR el proveedor está con otro nombre.
• El NPI (10 dígitos) sale en la información para el referido que el paciente le lleva a su proveedor de cuidado primario. Si está vacío, ese documento dice que se pida a la oficina.
• Un servicio de la clínica no sale en el website, no recibe primeras visitas por reparto, no fija el proveedor de los seguimientos y no lleva foto ni acceso. Si se escogió mal, se desactiva y se crea de nuevo.
• «Compartir calendario de citas» da un enlace de solo lectura con sus citas por día, sin nombres de pacientes, y otro para suscribirlo en el calendario del teléfono. No pide contraseña, así que se comparte solo con el proveedor. Se le puede mandar por correo o por SMS.
• Desactivar a un proveedor (desmarcar que está activo y guardar) dice cuántas citas futuras tiene y pide confirmar. Esas citas no se mueven ni se cancelan: solo deja de ofrecerse para citas nuevas, y su acceso se desactiva también. Si lo que pasa es que va a faltar, se usa «Proveedor fuera (emergencia)» en recepción, que tiene su propia guía.
• Las especialidades de la clínica están al final de la pantalla. A cualquiera se le puede cambiar el nombre (cambia en todas partes) y se puede borrar una que nada use.
• Lo que el proveedor cambia por su cuenta desde «Mi configuración» le llega a la administración como aviso en el panel.

8. El calendario compartido

Es la página que abre el enlace de «Compartir calendario de citas». La dirección termina en /c/ y un código corto (por ejemplo, /c/<código>). Se abre sin usuario ni contraseña, y solo para ver: desde ahí no se cambia nada.

Lo que sale:

• Arriba, el nombre del proveedor y «Tu calendario — citas por día (solo lectura)».
• El mes, con «‹ Mes anterior» y «Mes siguiente ›» para moverse.
• Tres cuentas del mes: «Citas del mes», «Nuevos» y «Seguimientos». Si ese mes hay citas de otro tipo, sale una cuarta, «Otros».
• Un día por fila, solo los días que trabaja o que tienen citas. Cada fila dice cuántas citas tiene y cuántas son de paciente nuevo y de seguimiento, o «Sin citas». Hoy va marcado con «Hoy», los días que ya pasaron salen más apagados y, en el mes de hoy, la página abre en el día de hoy (o en el siguiente de la lista).
• «Ver horas», en un día con citas, enseña cada cita: la hora, si es «Nueva», «Seguimiento» o «Cita», y sus requerimientos (como el ayuno) en ámbar. Sin nombres.
• «Añadir a mi calendario» lo suscribe en el calendario del teléfono. Debajo, la página avisa que ese calendario se pone al día cuando él decide (normalmente cada varias horas): para ver lo de ahora mismo, se abre este enlace.
• Al pie: «Por privacidad, este calendario muestra solo cantidades, sin nombres de pacientes.».

Lo que conviene saber:

• Cuenta las citas reservadas, confirmadas y ya atendidas. Las canceladas y las que no llegaron no se cuentan.
• En el calendario del teléfono cada cita sale como un bloque «Cita», con «(Nuevo)» o «(Seguimiento)» y sus requerimientos, sin nombres (en inglés, si la clínica trabaja en inglés). Trae desde una semana atrás hasta unos cuatro meses adelante.
• El enlace es siempre el mismo para ese proveedor: volver a tocar «Compartir calendario de citas» da el mismo. No vence ni pide contraseña; la pantalla de «Proveedores» dice que se comparta con el proveedor.
• Si el enlace no sirve, sale «Enlace inválido o vencido. Pídele al administrador uno nuevo.», con el botón «Entrar con mi cuenta»: si en ese navegador ya se entró antes a la clínica, lleva a su acceso del personal. Pasa si el código está mal escrito o si el proveedor está desactivado. También, por un rato, si se abre muchas veces seguidas desde la misma conexión de internet (más de 60 en 15 minutos).

🇵🇷 ¿Aplica en Puerto Rico?

✅ Sí, aplica en Puerto Rico.

Probado en la clínica de demostración de Your Clinic Heart, montada como una clínica de Puerto Rico: cada proveedor con sus propias semanas abiertas, el ajuste de un día y el tope de pacientes de una fecha en su calendario, y el aviso de cuántas citas futuras tiene al ir a desactivarlo.

Lo confirmó: comprobado en la clínica de demostración de Your Clinic Heart, 9 oct 2026. (2026-10-09)

⚠️ Guía independiente e informativa sobre Your Clinic Heart. Las pantallas pueden cambiar: confírmalo con el soporte de Your Clinic Heart.

Lo que cuenta Your Clinic Heart (su página va enlazada abajo), visto el 2026-10-11.

Sale de estos artículos: Manual de uso de Your Clinic Heart · Your Clinic Heart — textos del app: pago propio y tipos de cita (10 oct 2026) · Your Clinic Heart — textos del app: el correo de muestra, la seguridad del proveedor, su enlace, los términos y el centro de ayuda (11 oct 2026). Si el artículo cambia, la guía se revisa.