Revisar los cobros de no-show: cerrar las citas y decidir cada cargo

¿Cómo revisa la clínica en Your Clinic Heart los no-shows y decide si cobra, descarta o reembolsa cada cargo?

En «Cobros de no-show» se cierran las citas pasadas que quedaron sin resultado y se decide qué hacer con cada cargo: cobrar, descartar, reembolsar, pasar a efectivo o perdonar. Nada se cobra solo: se revisa antes, porque una falta puede ser culpa de la clínica.

1. Dónde está

En el panel de administración, en el bloque «No-shows por revisar»: al pie está el enlace para ver todos los cargos, que sale siempre. También desde «Regla de no-shows y cobro», con el enlace de arriba. La pantalla empieza recordando el cargo de la clínica.

2. Las tarjetas de arriba

• «Por marcar»: citas pasadas sin resultado, y cuántas pueden generar cargo.
• «Por cobrar»: cargos pendientes, y cuánto dinero espera una decisión.
• «Por reintentar»: cobros que se quedaron a medias.
• «Cobrado este mes»: lo cobrado en el mes. Si hay alguno, tocándola se abre la lista de cargos cobrados, para reembolsar.
• «Por cobrar en la oficina»: solo sale si hay balances en efectivo.

Mientras la clínica no pueda cobrar con Stripe, se pueden marcar no-shows, pero no cobrarlos: lo avisa la pantalla o el propio «Cobrar».

3. Cerrar las citas sin resultado

«No-shows por revisar» trae las citas que ya pasaron sin llegada. Cada una se cierra con un botón:

• «No-show»: no vino. Crea el cargo pendiente si aplica y suma una falta para la regla de bloqueo.
• «Excusado»: no vino, pero con motivo. Se escoge el motivo de una lista: avisó con motivo, error o cambio de la clínica, u otro. Sin cargo y sin falta.
• «Sí vino»: vino y nadie lo marcó. Queda como asistida, sin cargo.
• «Se fue sin ver al proveedor»: solo sale si ese día estuvo en la oficina por otra cita suya. Sin cargo y sin falta.

Se pueden marcar varias a la vez. Quien tiene marcada su llegada no sale aquí.

4. Cerrar las visitas sin cerrar

«Visitas sin cerrar» son pacientes que llegaron un día anterior (en recepción o en el kiosco) y a los que nadie les cerró la visita. Se escoge lo que pasó:

• «Se fue sin ver al proveedor»: se marchó antes.
• «Lo vio el proveedor»: lo atendieron y faltó marcar la salida.
• «La llegada fue un error»: nunca vino. La cita pasa a «No-shows por revisar».

Ninguna de las tres cobra ni suma faltas.

5. Decidir cada cargo

En «Cargos», cada fila dice el paciente, el monto, la fecha, el estado y si es por no asistir o por cancelar tarde.

• «Cobrar»: lo cobra a la tarjeta guardada. Pide confirmar con el monto y no se puede deshacer.
• «Descartar»: el paciente no será cobrado. También pide confirmar y no se puede deshacer.
• Se pueden cobrar o descartar varios a la vez.
• Cobrar y descartar son de la administración.
• Un cobro que se quedó a medias se cuenta en «Por reintentar», y su fila en «Cargos» trae el botón para reintentar el cobro.

6. Sin tarjeta: el balance en efectivo

• Si el paciente dijo «No tengo tarjeta de crédito», la fila lo dice y el botón es «Pasar a balance en efectivo»: no va a Stripe, queda como balance a pagar en la oficina. Mientras lo deba, el portal no le deja reservar.
• Si una tarjeta se rechaza, la administración puede pasar el cargo a «En efectivo» a propósito.
• Cuando el paciente paga, se marca «Cobrado en efectivo» (lo puede hacer recepción o la administración). La administración también lo puede «Perdonar», escogiendo un motivo de la lista.
• El efectivo no lleva comisión de la plataforma.

7. Reembolsar

Tocar la tarjeta «Cobrado este mes». Sale la lista de cargos cobrados del mes; buscando por nombre o teléfono se busca en todo el historial. Un cargo también se puede reembolsar desde la ficha del paciente, en sus cargos (por ejemplo, si este mes no se ha cobrado nada y la tarjeta no abre la lista). Reembolsar pide confirmar y no se puede deshacer. Recepción puede reembolsar hasta el «Límite de reembolso de recepción (USD)» de la clínica; por encima, lo hace la administración.

Solo se reembolsa lo cobrado con tarjeta: lo «Cobrado en efectivo» no se devuelve desde el sistema.

8. Lo que conviene saber

• Una cita que rompió la clínica nunca genera cargo (proveedor fuera, día cerrado o feriado, horario cambiado): no sale aquí, la pantalla dice cuántas hay y se cierran en «Citas por reubicar», en recepción. Una cita que el proveedor movió desde su pantalla sí puede generar cargo.
• La ventana heredada: si la cita venía de un cambio hecho dentro de la ventana de cancelación, hereda la ventana de la original, y la fila del cargo lo explica.
• Toda acción de dinero pide confirmar y queda en la «Bitácora de actividad».
• El cargo y el límite de reembolso los fija cada clínica en «Regla de no-shows y cobro».

🇵🇷 ¿Aplica en Puerto Rico?

✅ Sí, aplica en Puerto Rico.

Probado en la clínica de demostración de Your Clinic Heart, montada como una clínica de Puerto Rico: las tarjetas y las listas, los motivos de «Excusado», y cobrar, descartar y reembolsar un cargo de no-show con Stripe en modo prueba.

Lo confirmó: comprobado en la clínica de demostración de Your Clinic Heart, 8 oct 2026. (2026-10-08)

⚠️ Guía independiente e informativa sobre Your Clinic Heart. Las pantallas pueden cambiar: confírmalo con el soporte de Your Clinic Heart.

Lo que cuenta Your Clinic Heart (su página va enlazada abajo), visto el 2026-10-09.

Sale de este artículo: Manual de uso de Your Clinic Heart. Si el artículo cambia, la guía se revisa.